信息技术对项目管理的影响

发布时间：2022-10-05 21:44 热度：

　　摘要：信息技术的不断发展与完善对现代项目管理产生了巨大的影响，它可以提高项目管理的效率和项目管理沟通的有效性，同时也促进了网络式项目管理组织结构的变革，以适应变化多端的外部环境，并且，通过使用信息处理工具使得先进的管理理念在强大的信息技术支撑下成为现实。
　　关键词：信息技术，项目管理，项目沟通，项目组织结构，项目管理思想方法
　　1．前言
　　信息技术（InformationTechnology,IT）是指以计算机为基础的各种软硬件工具，用来进行数据存储、传递并将其转化为有用的信息。在这个瞬息万变的知识经济时代，信息作为一种重要的资源己经受到普遍重视。准确及时的信息可以增进组织成员之间的交流和理解，从而提高组织的效率。同时信息也是组织内部以及其与外部环境进行沟通的桥梁。项目管理作为一门依靠信息的科学，也必然会受到日益发展的信息技术的影响。
　　2．信息技术对项目管理的影响
　　2.1信息技术提高了项目管理的效率
　　如今各行各业都在适应当前的科学技术从而使得自身不断的发展与完善，其中各种产业迅速地与电子信息技术相结合是其发展中的一个最为重要的特征，而信息技术应用到项目管理中也是大势所趋。信息技术与项目管理相结合是与项目管理的本身特点相联系的，项目管理是一门依靠信息的科学，从项目的产生一直到项目的结束，所有的一切活动都需要详细、真实而及时的信息。信息技术特别是引入了计算机工具的应用网络环境，使得信息的交互变得更快捷、更方便、更准确，从而大幅度地提高了效率。项目管理借助信息技术，不仅可以更加有效地对时间、绩效、成本等项目的基本目标进行管理，而且还可以提高对项目的范围、人力资源、沟通、风险、变更等各项的管理效率。如今的项目正处于大型化发展的时期，超大型工程对国内的项目管理队伍和技术手段都提出了更高的要求，对于大型工程而言，最为突出的特点是其复杂性，不仅表现在工程施工技术的复杂性，更表现在项目组织的复杂性，项目管理的多层次与层次中的诸多元素之间的信息传递，就成为一个关系到工程成败的关键问题，在这样的大型工程中没有计算机信息技术的引入几乎是不可能的，信息技术在大型工程项目的实施过程中扮演了越来越重要的角色。
　　2.2信息技术改进了项目组织沟通的有效性
　　沟通就是信息被交换的过程，有效的沟通对于项目成功极其重要。项目需要有效的沟通以确保项目组织成员在合适的时间以低代价获取高质量的信息。据权威机构研究表明，良好的信息沟通和协调可以减少项目建设费用的20%左右，组织沟通的目的就是在于每个成员实时了解组织的目标和任务，分摊领导职能，追求目标。在这一过程中，我们必须使用各种沟通技术如语言的、非语言的、倾听以及提问等渠道，充分利用各种信息技术以便加以拓宽，从而提高沟通的有效性。沟通一般有横向沟通和纵向沟通之分，项目组织的横向沟通包括部门内人员的沟通和部门之间人员的沟通，项目的纵向沟通包括项目组织成员向上与决策层的沟通和向下与执行层的沟通。信息技术不仅可以缩短项目纵向沟通的层次，保证信息传递的快速性和真实性，而且还可以加强项目的横向沟通，加强各部门的协作，同时也可以加强与项目关系各方的沟通。通过应用信息技术，可以形成从顶层到底层、从底层到顶层以及从职能部门到职能部门的纵向和横向的反馈环路，从而提高信息沟通的有效性。
　　诺贝尔经济学奖得主西蒙认为，组织沟通中的障碍主要有中断或失真两种，而中断则是由于信息的停滞或残缺，主要是在沟通网络不健全或运转不灵时发生。信息技术可以有效地解决沟通中断这一障碍。通过信息技术进行协调和沟通，对项目的建设也极其重要，不但可以提高项目各参与方的信息沟通和协调，更重要的是推动项目文化朝着合作与项目利益的方向发展。对于项目的各个参与方而言，信息技术提高了各自的沟通效果，从而全面提高了项目管理的效率。
　　2.3信息技术促进了项目组织结构的变革
　　组织结构又称为组织形式，反映了生产要素相结合的结构形式，即管理活动中各种职能的横向分工和层次划分。一般传统的项目组织形式有职能式、项目式和矩阵式，这些传统的组织形式各有其优缺点，它们都是等级制领导关系的产物，这些结构相对于非常规的特殊过程来说，更加强调决策权限、工作规则、计划和预算过程等常规机制。项目的组织结构是一种有机的结构，而且是不断演化的。随着知识经济的到来以及信息技术应用于项目管理之中，原有传统的组织结构已经不太适应管理的要求，项目的组织结构也有了相应的变化。
　　在当今的知识经济时代，管理科学大量引入并应用现代科学信息技术手段。信息技术的大量采用，对传统的组织管理结构造成了很大的影响，改变了不同管理层次在组织结构中的作用。随着信息技术在管理过程中的应用，原先由少数人进行决策的集权式组织已经不再适用。由于基层人员往往能够及时了解和掌握项目的动态，因此信息技术的发展要求实行信息分散处理，并进行充分的授权和自主管理，以便及时根据项目的目标进行决策，提高组织的应变能力，这也必将导致参与项目实施的各方之间更加密切地合作。由于网络技术的应用，项目内部的信息不再是纵向的主从关系，而更多的是水平对等、纵横交错的网状关系，导致组织形态由原来的“金字塔式阶层组织向扁平化转变，这样就形成了适应当今项目管理需求的网络式项目组织结构（图1）。在网络式的项目组织结构中，一线执行层收集并处理相关数据，并将各项数据详实地输入网络数据库；项目管理层通过项目信息网络及时掌握项目进程，对照计划，及时发现问题并提出解决方案予以解决；决策层通过项目信息网络及时了解各项目的详细信息，掌握各项目的动态情况，根据不断变化的环境而适时做出决策。在网络式的项目组织结构中，原来专门设置的一些按照传统方式进行信息收集、处理、传递的机构和人员，由于信息技术的发展和应用而失去了存在的必要，组织层次将显著减少，管理幅度将显著增加。
　　
　　图1网络式项目组织结构
　　著名的管理实践观察家彼得•德鲁克在《新组织的到来》一文中认为一种新的组织形式正在出现，我们将这种正在出现的形式称为网络结构。这种结构是以能够根据需要组织或解散为特征，它是由传统的“命令和控制”组织向一个“以信息为基础”组织的重大转变。网络结构具有快速的优势，能对变化的事件做出迅速的响应，如一些意想不到的技术突破、竞争对手的活动或其他现象等。另一方面，网络结构可能导致资源重组和行为责任的错误划分。它最适合于变化迅速且剧烈的环境，在这种环境中，战略优势取决于创新能力。当然在稳定条件下，网络结构则不及传统的层次结构有效。
　　2.4信息技术促进了项目管理思想方法的变革
　　传统项目管理的方法基于动态控制原理，是一种被动控制的方法，它是在问题发生后才采取的控制措施。信息技术的广泛应用将使这一切发生根本性的变化，项目管理者借助先进的信息处理和沟通工具（如决策支持系统DSS、数据挖掘技术、模拟技术、信息网络等），可以提高项目实施前的决策科学性。项目管理正经历着由以被动控制为主到以风险管理为主的方法转变，风险管理的理论和辅助工具将在项目管理中发挥更大的作用。
　　信息时代项目管理的思想也将发生深刻的变化。发达的数字化信息网络平台、集成化的工程管理信息系统不仅使项目参与各方（包括业主、设计、施工及材料设备供应商）能方便地沟通，而且将实现项目信息的共享，使项目参与各方在信息透明的环境中协同工作，那种由于“信息不对称”而产生的片面压价、高估冒算、弄虚作假甚至是欺骗等项目道德败坏的现象将在根本上得到好转。项目管理的思想将突破以往的时空观，从传统的狭隘利益观中解放出来，“项目利益高于一切的思想”将统一项目参与各方的传统项目管理目标，信任、合作、平等、协商、风险共担、利益共享等先进的管理理念将在强大的信息技术支撑下成为现实。
　　3．结论
　　随着信息技术的发展和应用，项目管理水平将逐渐提高，它不仅提高了项目管理的效率和项目沟通的有效性，而且还改善了现有的项目组织管理模式，更重要的是它对项目管理思想方法进行了深刻的变革。总之，信息技术已经成为项目管理最有力的工具之一。
　　
　　【参考文献:】
　　1．杰克•R•梅瑞狄斯，项目管理一一管理新视角．电子工业出版，2002
　　2．毕星，翟丽，项目管理．复旦大学出版社，2000
　　3．小詹姗斯•卡什，创建信息时代组织一一结构、控制与信息技术．东北财经大学出版社，2000
　　4．盖伊拉姆斯登，群体与团队沟通．机械工业版社，2001