如何在创新中完善企业计算机信息档案管理工作

发布时间：2022-10-05 21:44 热度：

石采凤
摘要：由于中国企业档案管理现状存在着诸多问题与弊端，企业档案管理工作改革的重要性格外凸现出来。针对这些问题，本文计算机信息管理论文简单总结了企业档案管理的现状，阐述了企业档案管理的性质，并且由实际工作中总结了信息化，管理流程，管理机制三个企业档案管理的创新方向。具有一定的学术与实践价值。
1企业档案管理现状
当前，企业档案管理工作正出在一个创新、改革、转型的重要阶段，同时也是一个面临着无限机遇而又充满了挑战的阶段。我国市场经济形态正经历着由计划经济向市场经济逐步转变的过程。改革开放三十年以来，中国发生了翻天覆地的巨变，人民生活水平大幅度提高，各项社会事业也得到了长足的发展。我国企业档案管理工作也逐渐步入了从计划经济时代建立的档案制度向着现代化社会档案管理制度转变的时期。计划经济时代的企业档案管理工作主要内容体现为国有企业的档案工作，尤其是生产型企业的相关档案管理工作。我国改革开放后，社会事业蓬勃发展，而企业的档案管理工作也由以前计划经济时的传统档案管理制度向新经济条件下的现代化档案管理制度过渡。在许多大中型企业中，部分传统的档案机构被撤消或重组，企业档案管理工作人员队伍被精简，企业档案管理工作不再沿着既定的方向继续发展，而破产转制企业大量出现，企业形式多样化程度增强，企业组织形式的繁多，民营经济也在蓬勃发展，这样的状况又为企业档案管理工作提供了更为广阔的发展舞台。
2 企业档案管理工作的作用与性质
企业的档案是一个企业经济、科技、管理信息的重要组成部分，加强对企业档案管理工作的重视，有利于推进企业的技术进步与产品生产。因而，企业的领导决策、人事工资、财务账目、科技项目、产品开发、科研成果等等都离不开档案管理工作。除此之外，企业档案管理工作也是保障企业经济效益的一个有效方法，合理完善档案管理工作可以对企业的长久发展起到积极的推动与促进作用。主流的观点认为，现代企业档案管理工作主要可以分为五个方面。第一是管理性文件，主要包括法律文书、电子文件、企业发展规划、产品开发方案等等。第二是科技文件材料，主要包括基建设备、企业征地、工艺装备等等方面的生产资料。第三是会计档案材料，主要包括帐薄、会计凭证、报表等。第四则是人力资源档案，主要有员工的基本情况，员工的测试与竞岗材料，员工的绩效，员工的培训等方面的资料。最后一方面则是特殊载体档案，主要包括照片、影视、录音录像以及其他记录功能的实物档案。
一个企业的管理是否成功，生产能否盈利，在很大程度上依赖于企业档案管理工作的实施。由于档案管理工作具有重要性、全面性等特点，一代又一代的科学工作者、管理工作者正在努力的提出更加合理、可靠的企业档案管理方法。
3 完善企业档案管理工作的对策
企业档案工作作为企业管理的一部分，必须适应现代企业和新时期的发展需要，树立新的观念，建立新的体制，实行新的管理制度。企业档案工作和其他方面的工作不同，不是只局限于某一领域的活动，也不仅仅是档案部门或档案工作人员的事情，而是需要企业所有部门中所有成员共同参与才能取得成效的一项事业。企业没有创新就没有活力和希望，档案工作也是如此。因此，档案工作人员亦应创新思路，开拓档案管理的各项功能，并积极探索和体现观念、机制、管理的创新。由这个观点出发，本文提出了三点创新性的企业管理方向。
3.1 信息化档案管理工作创新方向
国家将信息化的建设作为档案管理的重点战略之一，明确的提出了档案信息化管理的主要任务。其内容有：制定档案信息化管理的相关标准，研制和推广档案管理的相关软件，加强电子档案和电子文件的管理，做好电子档案、电子文件的积累、利用、保管，保证电子档案、电子文件的完整、齐全、有效，建立、规范、联通等各个区域的网络，建立起全国性的档案信息网络，并归入国家信息网。实现馆藏档案的传输网络化、数字化、资源共享化、服务对象与需求的扩大化。
3.1.1 信息化的基础设施建设加强是当今新技术革命的技术先导
电子计算机在运算速度上快、精确度上高，存贮信息量大、逻辑判断能力强，在文件管理上，便可以利用计算机进行文件的起草、发送、查找、接受、借阅、归还等等，还可以辨认到期就应销毁的档案的归档、管理和利用的工作；在档案管理上，夜可利用计算机对档案进行收集、整理、内容介绍、编制检索工具等等。计算机还可以在库房的管理、特殊档案的管理工作项目上使用，例如编制大型的索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。所以要有较好的计算机跟数据库网络系统，这样可以提高各种档案室、档案馆的网络技术和计算机的应用程度，渐渐提高档案的信息化水平。与此同时还要建设和完善局域网，令各项工作都可以网络化，强化档案的利用。
3.1.2 加强档案信息资源建设的有效方法之一是档案电子化
所谓档案信息的电子化，指的是以纸质或机器存储形式的馆藏档案作为主要对象，用计算机技术对档案资料进行收集、筛选以及不同层次上的加工，使其转化为微机软件、微机读写文档形式的二次档案信息以便人们查询、利用。现阶段的档案软件缺乏信息管理的相关功能，通用性也需要提高，此外，部分软件系统仅适用于文件的管理，而有的管理系统只能用于档案信息的管理，不能实现文档一体化的进程。由于系统、软件之间不能互通，利用电脑完成信息管理工作的目标就会搁浅，无法快捷地出版信息编辑成果，这样的情况制约了档案信息电子化的进程。因此合理的解决方法是努力建立一个将办公自动化与档案管理融为一体的软件系统，为加强电子文档资料归档工作提供便利，利用扫描仪等电子仪器把纸质档案彻底数字化，建立相关数据库，以便查找与利用。方法之二则是档案目录数据库的建设。我国现有的档案管理信息系统与网络建设形式的状况目前还是层次不一、各行其是，开发性、规范性、共享性、服务性均有待提高，尚难以适应档案信息资源共享的要求，因而相关工作人员需要加强档案目录数据库的建设，开发，制定标准化的档案管理系统，方便档案目录的输入与保存。
3.1.3 从主观能动性的角度来看，相关单位同样需要加强档案信息化人才的培养
目前，大多数档案部门都缺乏高科技人才，档案、信息处理的复合型人才就更加奇缺，大部分档案工作人员的现代化技术水平偏低。尽管许多单位引进了先进的现代化设备，但这些设备常常不能充分发挥其应有的作用，更谈不上全篇的档案信息化了。当代的档案管理人员既要有深厚的档案学基础知识理论，又要了解信息化建设，以便探索更加科学、更加先进的档案管理方法。因此相关单位有必要通过不同的3.2 企业管理档案管理流程创新方向
3.2.1 企业的档案管理观念需要升级
随着微电子技术、计算机技术、通信技术等现代化信息技术手段在企业档案管理的应用逐步深入，传统的企业文档管理理念受到了很大的冲击，迫切需要管理环境与管理理念的大变革。档案信息管理机构采用的档案管理机制的创新方向应当是把文件管理视为一种信息管理,以便捷、准确、可靠的全新方式，服务于企业经营、生产等各个方面，并同步的呈现开放式管理状态。
3.2.2 企业的档案管理目标需要重塑
利用企业内部网络建立文档信息管理数据库是一个合理的方法。将企业文档信息管理的整个业务过程中的每一个环节都清晰的显示在文档信息管理网页上，将人工管理与软件管理所实现的功能绑定在一起，建立文件资料平台与文件服务平台，力求让不同载体上的各类文件信息都经过数字化处理，储存在档案信息系统的全文数据库中，以便进行统一管理，此外，应有计算机联网，方便在互联网上提供服务。
3.2.3 企业档案管理机构的组织结构需要调整
????企业机关科室部门不另设档案室或者档案分库，各二级单位档案室，在条件具备、企业专业化管理完全实现的情况下可予以取消。医药卫生档案、人事档案、公安档案等特殊的专门档案则仍保留其分库建制。专门档案因其收集、利用过程中的的局限性与针对性性，可以由专业部门收集保管，而不必向档案部门移交，建立分库，例如人事分库、医疗卫生分库。对基建设备、文书档案等，因其与企业生产经营等日常活动密切相关，可以直接由企业中的一级档案部门进行集中系统的管理，而无需专门设立分库。计算机系统配置相对完善的二级单位，可以撤消综合资料室。
3.3 企业管理档案管理机制创新方向
机制是档案管理工作中创新的关键。创新档案管理机制是档案管理工作的关键与核心。档案管理机制创新的重点在于精简。无论任何企业，精干是趋势，而尾大不掉则是弊端。企业档案管理工作要跟上企业管理的步伐，档案管理的方法需要创新，具体内容就是扩大档案工作外延；深化档案工作内涵。将过去单一的档案管理工作扩大为信息集中式的企业档案管理。由于档案工作具有管理的复杂性、服务的社要建立一些相应的创新激励机制，如用人制度、分配制度、奖励制度，将个人创新的内容作为考核的重要指标，并与劳动报酬、晋职挂钩，努力营造一种鼓励创新的氛围和环境，促进档案工作的良性发展。还要加强档案人员的在职培训及继续教育，以保证专业知识的更新和扩充，防止其老化或停滞不前。
综上论文所述，为了方便资源利用与信息共享，档案管理相关工作者应当总结出合理高效的简化立卷，科学的分配用户权限，建立资源共享绿色通道，尽可能的最大化企业档案使用效率。同时，采用更多其他的优化方法加强档案利用、信息共享等等工作，如此一来，企业档案管理则必将成为企业管理，乃至企业发展的基础与助力。
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